Јири Филип Комерцијална порука: Тренутна понуда на тржишту система за управљање малим предузећима је заиста широка. У исто време, избор правог софтвера је заиста важна одлука. На крају крајева, не желите да за неколико недеља сазнате да сте направили неприкладан избор, пређите на другу апликацију и обучите цео тим од почетка. Дакле, како да се крећете по претрпаном тржишту и изаберете софтвер који ће расти са вама, а да будете у току са најновијим трендовима?
Погледајте наше савете о томе како да изаберете најбољи систем за ваше пословање и које захтеве информациони софтвер треба да испуни.
Зашто користити систем управљања малим предузећима?
Постоји много разлога зашто би предузеће требало да користи софтвер за предузећа. Не само велике компаније, где је подразумевано одржавање организације у целој компанији и свим тимовима. Али и за мала предузећа, где такав алат за управљање пословањем може бити моћан алат за унапређење процеса компаније. Ово доводи до повећања конкурентности и успеха компаније на дужи рок.
Можда сте у ситуацији да ваша компанија већ користи неке алате... један за фактурисање, један за комуникацију, управљате токовима новца у Екцел-у, у другом Екцел-у имате списак купаца, календар, изводе и остало на папиру . Ако вам се ово решење чини помало хаотичним, онда потражите свеобухватнији систем који покрива већину ваших потреба за управљањем на једном месту.
Главни разлози зашто чак и мала предузећа треба да имплементирају систем управљања компанијом:
- Побољшање ефикасности и продуктивности: Ефективно информациони систем предузећа омогућава аутоматизацију процеса, смањење грешака приликом ручног уноса или копирања података и значајну уштеду времена. Ово доводи до побољшања ефикасности и продуктивности радника и повећава перформансе компаније.
- Боље управљање временом: Систем пословног управљања олакшава планирање и организовање времена, задатака и пројеката, омогућавајући запосленима да се више фокусирају на свој посао и смање стрес.
- Ефикасније дељење информација и управљање: Информациони систем менаџмента помаже у управљању подацима и информацијама и омогућава бољи приступ и дељење података између различитих одељења и запослених. Ово доводи до побољшане сарадње између запослених, плус имате све важне документе на једном месту, а то значи да нема више грозничавог претраживања папира.
- Тачније и брже доношење одлука: Систем менаџмента компаније пружа информације у реалном времену о статусу пројеката и активности компаније, омогућавајући брже и боље информисано доношење одлука.
- Смањење трошкова:Информациони систем за мала предузећа омогућава боље планирање и контролу прихода и расхода и помаже у идентификацији области у којима се трошкови могу смањити.
Које функције тражити у систему управљања предузећем?
Аутоматизација
Систем пословног управљања треба да омогући аутоматизацију процеса који се понављају или једноставних активности како би се грешке и губљење времена на задатке који се понављају свели на минимум. Аутоматизација може укључују, на пример, периодично фактурисање, подсетнике за плаћање, аутоматско слање е-поште, генерисање извештаја или креирање задатака или пројеката из шаблона. На овај начин се може смањити оптерећење запослених, смањити грешке и побољшати ефикасност рада.
Складиштење података у облаку
Коришћење цлоуд складиштења података може омогућити лакше и безбедније дељење података унутар компаније, све је јасно на једном месту. Такође омогућава приступ подацима са било ког места и у било које време, што повећава ефикасност рада и омогућава брзу размену информација. Складиштење података у облаку ће такође ценити све компаније у којима чланови тима раде из кућне канцеларије, на пример.
Управљање задацима
Софтвер за управљање пословањем треба да омогући лако праћење и управљање задацима и њиховим роковима. Ово може укључивати, на пример, заказивање и додељивање задатака, праћење статуса довршених задатака и подсећање на задатке на чекању. Захваљујући томе, чланови тима могу ефикасније распоређују посао, прате њихово оптерећење и извршавају све задате задатке на време.
Пројектни менаџмент
Систем менаџмента компаније треба да омогући ефикасно управљање пројектом, укључујући планирање, координацију и праћење напретка пројекта. Ово укључује, на пример, планирање буџета, ефикасност и профитабилност пројеката. Такав систем омогућава компанији да боље управља својим пројектима и остварује боље резултате и профит.
У идеалном случају, изабрани алат треба да нуди више опција за графичко представљање пројеката, као што су Канбан табле, Гантови графикони или табеларни прегледи за јасну визуелизацију пројеката, буџета, доделу задатака, статуса и напретка.
ЦРМ
Пословни софтвер такође треба да садржи алате за управљање односима са клијентима (ЦРМ). Ово омогућава компанији да ефикасније комуницира са купцима и боље управља њиховим захтевима.
Ако вам систем омогућава да ускладите ЦРМ са другим процесима, као што су управљање пројектима, фактурисање, управљање уговорима или планирање токова готовине, у оквиру једне платформе за управљање пословањем, можете да видите своје клијенте из перспективе од 360°.
Управљање оптерећењем запослених
Функција управљања оптерећењем запослених ће вам помоћи да ефикасније распоредите посао међу појединим члановима тима и тако постигнете њихово оптимално оптерећење. Информациони систем предузећа треба да омогући планирање времена и задатака на начин да су они праведно распоређени и да запослени буду адекватно оптерећени у складу са својим способностима и радним учинком. У исто време, требало би да буде систем је у стању да прати оптерећење и по потреби понудити одговарајуће решење, на пример прерасподелом задатака или повећањем броја запослених у датом тиму. То омогућиће повећану продуктивност и задовољство запослених, што доприноси дугорочном успеху компаније.
Савети за избор најбољег софтвера за мала предузећа
Када бирате софтвер за мала предузећа, важно је да идентификујете своје потребе и размотрите свој буџет.
Узмите у обзир и лакоћу имплементације и коришћења софтвера, могућност интеграције са другим системима и софтвером, мобилну апликацију и сложеност функција.
1. Идентификујте своје потребе:
Пре него што почнете да тражите прави софтвер, размислите које функције и карактеристике су вам потребне за управљање вашим пословањем.
Имајте на уму да неки софтвер нуди специјализоване функције за одређене индустрије, док су други универзални и могу се прилагодити потребама различитих индустрија.
2. Лакоћа инсталације и коришћења софтвера:
Размислите колико брзо можете да имплементирате нови софтвер у своје пословање и колико је једноставан за коришћење.
Проналажење софтвера са интуитивним интерфејсом и једноставним подешавањем може уштедети време и минимизирати обуку запослених. У идеалном случају, софтвер има на располагању туторијале и видео снимке за обуку који ће вам помоћи у обуци или нуди консултације у којима можете консултовати имплементацију система у вашој компанији.
3. Решења са функционалношћу финансијског управљања:
Напредније софтверско решење са функционалношћу финансијског управљања може помоћи малим предузећима да прате и управљају финансијским операцијама. Ово ће вам дати преглед прихода и расхода у садашњем времену иу блиској будућности или испуњености буџета. Можете предвидети развој новчаног тока за наредне месеце, исплативост пројеката и слабе тачке где новац беспотребно цури у компанију.
4. Могућност интеграције са другим системима и софтвером:
Размотрите који други софтвер користите и да ли је нови софтвер компатибилан и да ли се може лако интегрисати са другим системима. Приступачни програмабилни интерфејс (АПИ) је стога кључан. Маке је такође популарна платформа за интеграцију, која омогућава напредну интеграцију и аутоматизацију.
Тражење софтвера са функцијама увоза и извоза података може вам олакшати рад и свести на минимум ручни унос података.
5. Размотрите свој буџет:
Када бирате софтвер, узмите у обзир свој буџет и покушајте да пронађете решење које задовољава ваше потребе и које је приступачно за ваше пословање.
Будите пажљиви када упоређујете понуде и размислите да ли су додатне карактеристике вредне веће цене. Бесплатна пробна верзија би требало да буде нешто што се подразумева.
6. Мобилна апликација укључује:
Доступност мобилне верзије система за управљање пословањем омогућава вама и вашим запосленима да останете повезани и да реагујете у покрету, без обзира на тренутну локацију и опрему. Ово је посебно важно када је у питању управљање хибридним и удаљеним тимовима и активностима.
Имајте на уму да мобилна апликација треба да буде лака за коришћење и доступна на различитим оперативним системима.
7. Функције свеобухватног извештавања:
Софтверско решење са свеобухватним функцијама извештавања може помоћи малим предузећима да прате и анализирају ваш пословни учинак, прате ефикасност ваших активности, пројеката и кампања како бисте могли флексибилно да одговорите на нове ситуације.
У идеалном случају, софтвер компаније пружиће вредан увид у ваш финансијски учинак, напредак пројеката и задатака, капацитет и искоришћеност запослених и још много тога. Поред тога, напредно решење вам омогућава да креирате сопствене графичке извештаје и поставите различите критеријуме за агрегацију и сортирање података.
8. Комуникациона функција компоненти:
Тражење софтвера са комуникацијским функцијама као што су алатке за ћаскање или дељење датотека може помоћи предузећима да ефикасно управљају интерном комуникацијом.
Такође, тражење софтвера који се може интегрисати са другим комуникационим алатима попут видео позива може бити од помоћи за лаку тимску сарадњу.
Већ изабрано?
Као власници малих предузећа, имамо много тога да се бавимо и често није лако све спојити. Право софтверско решење за управљање вашим пословањем може вам дати велику предност у односу на конкуренцију. Одједном ћете добити преглед – наруџби и задатака и њихових рокова, купаца и комуникације са њима, протока новца и оптерећења појединих чланова тима. Уштедећете много времена утрошеног на задатке који се понављају са ниском додатном вредношћу. Уместо тога, своју енергију можете усмерити на иновације и решења која покрећу ваше пословање напред.
Аутор: Цафлоу - Систем управљања све у једном за мала и средња предузећа
Цафлоу ће вам помоћи да ефикасно управљате читавом компанијом и њеним финансијама. То ће вам омогућити да пратите ток новца и предвидите његов будући развој. Ослободићете се рутинског посла, смањити стопу грешака, побољшати тимски рад и повећати перформансе компаније. Све на једном месту. Са било ког места и по приступачној цени.
